Norma de Conduta
1. Introdução
A Advanced Resources desenvolve a sua atividade com base na confiança que os clientes depositam nos serviços que lhes presta.
Essa confiança assenta na experiência, competência técnica e profissionalismo das nossas equipas.
A empresa presta serviços com elevados padrões de qualidade, cumprindo as exigências legais e regulamentares aplicáveis e os requisitos de cada cliente.
Esta Norma de Conduta define os princípios e regras de comportamento aplicáveis a todos os colaboradores, parceiros e fornecedores, sendo de cumprimento obrigatório no exercício de qualquer atividade profissional em nome da empresa.
2. Âmbito de Aplicação
Esta norma aplica-se a todos os colaboradores da Advanced Resources, independentemente do tipo de vínculo contratual, bem como a parceiros, fornecedores, subcontratados e quaisquer terceiros que atuem em nome da empresa ou na prestação de serviços aos seus clientes.
Incorpora igualmente os requisitos de conduta exigidos pelos principais parceiros da empresa.
3. Princípios Fundamentais de Ética e Conduta
3.1 Respeito pelos Direitos Humanos
A Advanced Resources reconhece a Declaração Universal dos Direitos Humanos das Nações Unidas e espera que todos os colaboradores pautem o seu comportamento pelo respeito à dignidade humana, sem distinção de raça, sexo, nacionalidade, etnia, idioma, religião ou qualquer outra condição.
Não é tolerada qualquer forma de discriminação nas relações profissionais, seja com base na cor, sexo, religião, origem, classe social, crenças políticas, idioma, orientação sexual, idade ou incapacidade física.
3.2 Confidencialidade e Sigilo
Todos os colaboradores estão sujeitos ao dever de sigilo profissional relativamente à informação da empresa e dos clientes, devendo adotar uma postura discreta e reservada quanto aos factos e dados de que tomem conhecimento no exercício das suas funções. Devem igualmente respeitar as obrigações de confidencialidade decorrentes de acordos escritos ou da legislação aplicável.
3.3 Proteção do Meio Ambiente
A Advanced Resources promove a melhoria contínua do seu desempenho ambiental, sensibilizando os colaboradores para uma atuação responsável e para o cumprimento de todos os requisitos legais aplicáveis. Quando em instalações de parceiros, todos os envolvidos na prestação dos nossos serviços devem assegurar um comportamento ambiental responsável e seguro.
3.4 Segurança, Saúde e Bem-Estar no Trabalho
A Advanced Resources assegura um ambiente de trabalho seguro e saudável, em conformidade com a legislação nacional e internacional em vigor. Quando em instalações de parceiros ou clientes, os colaboradores devem respeitar todas as regras de segurança aplicáveis ao local. É proibido:
- Consumir, ter na sua posse, distribuir ou vender álcool ou drogas (exceto medicação prescrita) em instalações de parceiros ou durante a prestação de serviços;
- Praticar qualquer forma de violência verbal ou física no local de trabalho;
- Aceder a instalações de parceiros sob influência de substâncias.
Acidentes, incidentes ou derrames de materiais perigosos nas instalações de parceiros devem ser comunicados de imediato ao responsável de segurança do local. Os colaboradores que transportem ou manuseiem materiais perigosos são responsáveis por garantir o seu correto acondicionamento e notificar o representante de segurança (HSS) de qualquer problema, acidente ou derrame ocorrido durante o transporte ou nas proximidades das instalações de um parceiro.
3.5 Sustentabilidade
A Advanced Resources atua de forma responsável e sustentável, orientando a sua conduta pelos princípios da responsabilidade social, ambiental e económica.
3.6 Relação com Clientes
A satisfação dos clientes é o principal compromisso da empresa. Todos os colaboradores devem respeitar os requisitos e direitos dos clientes e procurar ativamente soluções que correspondam aos seus interesses.
3.7 Comportamento Profissional
A Advanced Resources investe no desenvolvimento dos seus colaboradores através de formação técnica e de sensibilização para a conduta ética. Os colaboradores devem procurar o seu aperfeiçoamento contínuo, contribuindo para um ambiente de trabalho positivo e para os objetivos da empresa.
4. Anticorrupção e Suborno
A Advanced Resources não tolera corrupção nem suborno, em nenhuma circunstância.
É proibido oferecer, prometer, aceitar ou solicitar qualquer vantagem indevida — em dinheiro ou em espécie — para influenciar decisões ou obter benefícios.
Esta regra aplica-se a todas as relações com clientes, fornecedores, entidades públicas e restantes parceiros.
4.1 Ofertas, Hospitalidade e Entretenimento
Ofertas, hospitalidade e entretenimento só são aceitáveis quando, em simultâneo:
- Sejam consistentes com as práticas comerciais habituais e com os padrões éticos da empresa;
- Não visem influenciar uma decisão comercial ou obter qualquer vantagem;
- Não sejam concedidos com expectativa de retribuição;
- Sejam transparentes e devidamente registados;
- Não violem nenhuma lei, regulamento ou política aplicável;
- Não comprometam a reputação do parceiro caso se tornem públicos.
Todas as despesas de hospitalidade devem ter suporte documental. São proibidos pagamentos em dinheiro ou equivalentes (vales, cartões-presente) a funcionários públicos, bem como ofertas a membros das suas famílias.
4.2 Pagamentos de Facilitação
São proibidos os pagamentos de facilitação, isto é, pagamentos a funcionários públicos destinados a agilizar procedimentos rotineiros como a obtenção de serviços ou o desembaraço aduaneiro. Se algum colaborador for confrontado com uma exigência deste tipo, deve recusar, pedir justificação formal e comunicar o incidente ao responsável de compliance.
4.3 Patrocínios e Contribuições Caritativas
Qualquer patrocínio ou donativo requer aprovação prévia da gestão e deve ser formalizado por escrito, com emissão de fatura e registo documental adequado. Não são permitidas contribuições que visem influenciar concursos ou decisões, nem aquelas que ocorram imediatamente antes ou depois de negociações contratuais.
5. Branqueamento de Capitais
A Advanced Resources cumpre a legislação aplicável em matéria de combate ao branqueamento de capitais e opera apenas com entidades que exerçam atividades legítimas e com fundos de origem lícita. Não é tolerada qualquer tentativa de converter fundos de origem ilegal em ativos aparentemente legítimos.
6. Sanções e Regulamentação de Comércio Internacional
A Advanced Resources cumpre as leis e regulamentos aplicáveis em matéria de exportação, importação, trânsito e sanções internacionais em todos os países onde opera, verificando sistematicamente as partes envolvidas em transações comerciais face às listas de sanções e embargos em vigor.
A empresa obtém todas as licenças e autorizações necessárias antes de importar, exportar ou reexportar bens ou serviços. Quando aplicável, deve ser mantido registo da licença ou isenção utilizada em cada transação, de modo a poder ser apresentado às autoridades competentes sempre que solicitado. Cada colaborador envolvido em transações internacionais é responsável por conhecer e respeitar as obrigações regulatórias aplicáveis. Qualquer suspeita de incumprimento deve ser comunicada de imediato às entidades competentes e ao parceiro afetado.
7. Cibersegurança e Proteção de Sistemas
A Advanced Resources mantém controlos e medidas de proteção atualizados para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação que processa, incluindo a informação de parceiros e clientes, prevenindo e mitigando ameaças de cibersegurança.
Qualquer incidente de segurança com impacto potencial em sistemas ou dados de parceiros deve ser comunicado de imediato. Os colaboradores não podem aceder, utilizar ou divulgar sistemas ou informação de parceiros sem autorização expressa.
8. Concorrência Leal e Antitrust
A Advanced Resources concorre de forma justa e ética, cumprindo as leis de concorrência dos mercados onde opera. São proibidos:
- Acordos de fixação de preços com concorrentes;
- Participação em esquemas de manipulação de concursos (bid-rigging);
- Divisão de mercados ou de clientes com concorrentes;
- Partilha de informação comercialmente sensível com concorrentes;
- Abuso de posição dominante.
No contexto de associações comerciais ou setoriais, os colaboradores devem ser cautelosos e evitar qualquer troca de informação que possa configurar uma violação das leis de concorrência.
9. Conflitos de Interesse
Existe um conflito de interesses quando uma relação ou atividade — pessoal ou profissional — compromete, ou pode comprometer, a capacidade de um colaborador de tomar decisões imparciais no exercício das suas funções ou de agir no interesse da empresa e dos seus parceiros.
Os colaboradores devem evitar situações de conflito de interesses, reais ou potenciais, em qualquer relação comercial. Sempre que tal situação exista ou possa existir, deve ser declarada de imediato à gestão. São exemplos:
- Prestar consultoria a concorrentes enquanto colaborador da Advanced Resources;
- Criar uma empresa que forneça bens ou serviços à Advanced Resources;
- Aprovar donativos a organizações em que o colaborador tenha envolvimento pessoal;
- Favorecer um fornecedor com quem se mantém uma relação pessoal próxima em processos de seleção.
A não declaração de um conflito de interesses pode ser entendida como tentativa de influenciar indevidamente processos de decisão e poderá resultar na cessação da relação laboral ou comercial.
10. Fraude e Rigor da Informação
A Advanced Resources não tolera fraude e mantém controlos internos para a prevenir e detetar. Sempre que seja identificada uma situação de fraude envolvendo parceiros, a empresa notifica-os de imediato e coopera com as autoridades competentes.
Toda a contabilidade e reporte financeiro deve obedecer às normas aplicáveis. Em concreto:
- Os pagamentos a terceiros são feitos exclusivamente por transferência bancária, com base em faturas emitidas ao abrigo de acordos escritos;
- Nenhuma transação pode ser intencionalmente classificada de forma incorreta em relação a contas, departamentos ou períodos contabilísticos;
- Nenhuma informação pode ser ocultada a auditores internos, externos ou independentes.
11. Proteção de Dados Pessoais
A Advanced Resources trata dados pessoais em conformidade com a legislação aplicável, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Por dados pessoais entende-se qualquer informação relativa a uma pessoa identificada ou identificável, como nome, morada, número de telefone ou endereço de e-mail. Por tratamento entende-se qualquer operação sobre dados pessoais, incluindo a recolha, registo, armazenamento ou divulgação.
Os dados pessoais de colaboradores, clientes, parceiros e terceiros não são partilhados de forma não autorizada. Cada colaborador é responsável por manter em segurança a informação a que acede e por utilizá-la apenas para os fins para que foi recolhida.
12. Gestão de Parceiros de Negócio e Due Diligence
Antes de estabelecer relações comerciais, a Advanced Resources avalia a legitimidade, idoneidade e historial de conformidade dos parceiros e fornecedores. Esta avaliação inclui:
- Verificação da legitimidade da entidade e das suas qualificações;
- Pesquisa de antecedentes de corrupção, fraude ou conduta criminal;
- Identificação dos acionistas, beneficiários efetivos e órgãos de gestão;
- Avaliação de ligações a clientes ou a funcionários públicos que possam representar risco de corrupção.
As relações com terceiros são acompanhadas de forma contínua, e os contratos incluem cláusulas anticorrupção. A Advanced Resources é responsável pelos atos dos seus subcontratados e agentes que atuem em seu nome.
13. Fiscalidade Responsável
A Advanced Resources cumpre a legislação fiscal aplicável em todos os países onde opera, não recorre a estruturas em paraísos fiscais para minimizar impostos e divulga às autoridades toda a informação necessária. Nos casos em que a lei admite interpretações alternativas, a empresa adota posições prudentes e fundamentadas.
14. Redes Sociais
Os colaboradores devem abster-se de publicar nas redes sociais ou noutros meios digitais qualquer conteúdo — texto, imagem, vídeo ou áudio — que seja falso, inapropriado ou prejudicial à reputação da empresa, dos seus parceiros ou clientes. O incumprimento desta regra pode implicar a remoção imediata dos conteúdos e ter consequências disciplinares.
15. Canal de Denúncia (Whistleblowing)
A Advanced Resources disponibiliza mecanismos internos que permitem a qualquer colaborador reportar, de forma confidencial e sem receio de retaliação, suspeitas de violações da lei, comportamentos impróprios ou incumprimentos desta norma. Isto inclui, em particular, qualquer suspeita de pagamentos ilegais ou impróprios — seja a oferta, a aceitação ou a solicitação — independentemente de serem efetuados por colaboradores, parceiros ou terceiros que atuem em nome da empresa.
Nenhum colaborador será alvo de medidas disciplinares por reportar, de boa fé, suspeitas de má conduta. Quando recebe uma denúncia, a empresa investiga de imediato, implementa as ações corretivas necessárias e, se aplicável, revê os seus processos para evitar recorrências. Todas as denúncias e as medidas adotadas ficam devidamente documentadas.
16. Formação e Comunicação
A Advanced Resources assegura que todos os colaboradores conhecem esta norma e os seus requisitos. Para isso, realiza ações de formação periódicas — presenciais ou em formato e-learning — adaptadas ao nível de risco de cada função, mantendo um registo com os detalhes de cada ação e respetivos participantes.
A gestão comunica regularmente com os colaboradores sobre a importância do cumprimento desta norma, promovendo uma cultura ética em toda a organização.
17. Monitorização, Auditoria e Melhoria Contínua
A Advanced Resources realiza avaliações regulares dos riscos de compliance e monitoriza a eficácia dos controlos implementados. As auditorias internas, realizadas com base no risco, verificam a conformidade com esta norma e com os requisitos dos parceiros, sendo os resultados reportados à gestão pelo menos uma vez por ano. A empresa designa um responsável de compliance com acesso direto à gestão de topo, ao qual compete supervisionar a implementação desta norma, orientar os colaboradores em matéria de cumprimento, e escalar qualquer questão relevante sempre que necessário.
O sistema de gestão de compliance é revisto anualmente pela gestão, que analisa o ponto de situação das ações anteriores, as alterações legislativas, os incidentes reportados, os resultados de auditorias e as oportunidades de melhoria. A empresa está comprometida com a melhoria contínua dos seus processos e comportamentos.
18. Consequências do Incumprimento
O incumprimento desta norma pode ter consequências disciplinares graves, incluindo a cessação do contrato de trabalho ou da relação comercial. Dependendo da natureza da infração, podem ainda existir responsabilidades civis ou criminais ao abrigo da legislação aplicável.
Qualquer conduta contrária a esta norma deve ser reportada de imediato através do canal de denúncia. A Advanced Resources coopera integralmente com as autoridades em investigações relacionadas com infrações graves, nomeadamente em matéria de corrupção, fraude ou sanções internacionais.
19. Conclusão
A Advanced Resources está comprometida com a melhoria contínua dos seus processos, serviços e comportamentos, de modo a manter a confiança de clientes e parceiros e a garantir a qualidade da sua prestação. Este compromisso é exercido de forma sustentável, com atenção às dimensões social, ética e ambiental.
Esta norma entra em vigor na data da sua aprovação pela gestão e substitui todas as versões anteriores. Todos os colaboradores, parceiros e fornecedores são responsáveis por a conhecer, compreender e cumprir.